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专项培训

怎样做到有效地委派呢?

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七步做到有效地委派工作

    领导的一个非常重要的职责就是要把工作委派给别人去做。怎样做到有效地委派呢?关键是要对工作的性质和目标以及员工的特点有充分的了解,解保工作的完成过程始终处于有效监控之下。下面是委派工作的七个步骤。

    1.选定需要委派他人去做的工作

认真考察要做的各种工作,确保自己理解这些工作都需要做些什么、有些什么特殊问题或复杂程度如何,在你没有完全了解这些情况和工作的预期结果之前,不要轻易进行委派。你还要确定自己对工作的控制程度。如果某项工作一旦委派出去,自己就将无法控制和了解其进展情况,那就不要把它委派出去。

切记不要把“热土豆”式的工作委派出去。所谓“热土豆“式工作,是指那些处于最优先地位并要求马上亲自处理的特殊工作。另外,非常保密的工作也不要委派给别人去做。

2.选定能够胜任工作的人

首先对员工进行完整。评价要着重两点:员工对工作的了解程度及他完成工作的速度。然后,你再决定是想把工作做得好还是快。此外,也要很高时间价值观念的员工去做。总之,只要认真根据员工对工作的了解、完成工作的速度、时间价值观念和对他的培养价值这几条原则办事,就可以选择出能够胜任你要委派的工作的人。

3.制定一个确切的委派计划

有了确定的目标才能开始委派工作。谁负责这项工作?为什么选某人做这项工作?完成这些工作要花多少时间?预期结果是什么?完成工作南要的材料在什么地方?员工怎样向你报告工作进展情况?委派工作之前,必须对这些问题有个明确的答案。你还要把计划达到的目标写出来,给员工一份,自己留下一份备查。这样做可以使上下双方都了解工作的要求和特点,不留下错误理解工作要求的余地。应该让这种委派计划指导委派工作的全过程。

4.确定委派工作的时间、条件和方法

注意不要早晨一上班就委派工作,以免打乱员工原定的日程安排,委派工作最好在下午,作为一天里的最后一件事来做。这样有利于员工为明天的工作做准备。

面对面地委派工作是最好的一种委派方法,这样便于回答员工提出的问题,获得及时的信息反馈。委派过程中最好充分利用面部表情和动作等形式强调工作的重要性。只有对那些不重要的工作才可使用留言条的形式进行委派。

5.委派工作

委派工作时,首先要向员工把为什么选他完成这项工作的原因讲清楚,关刍是要强调积极的一面。向他指出,他的特殊才能是适合完成这项工作的,你对他是充分信任的。还要让员工知道他对完成工作所负的重要责任、完成这项工作对他目前和今后在组织中的地位将会产生直接影响。

在解释工作的性质和目标时,要向员工讲出你所知道的一切:是谁要求做这件工作的,应当向谁报告工作、客户是谁等等。还要把自己在这个工作领域的体验也告诉员工。要让员工完全理解你所希望得到的结果。如果可能,尽量列出事实、数量和具体目标。

6.检查工作进展情况

有计划地检查委派出去的工作的进展情况,对不同工作检查计划也有所不同。这主要取决于工作的难易程度、职员的能力及完成工作需要的时间。如果某项工作难度很大并且是最优先的,就要时常检查进展情况。当你把一困难的工作委派给一个经验较少的员工去做时,多检查几次进展情况是有益的。

评价工作进展的方法必须明确。要求员工向你报告工作是怎样做的,还有多少工作没有做完,让他告诉你工作中遇到的问题和他是怎样解决这些问题的。最后,你要用坚定的口气向员工指明,必须保质按期完成工作,促使员工继续努力。

7.检查和评价委派工作系统

当委派出去的工作完成以后,你要在适当的时候对自己的委派工作系统进行评价,以求改进。你击破要回答这样一些问题:工作是否按期完成?工作的目标是否达到?原因是什么?员工是否从工作中学到了一些新东西或得到了某种益处?把这些问题作为评价委派工作系统情况的基础,并且邀请员工进行评论。

 

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